Deductions/Exemptions from income

With regard to Deduction or Exemption items, the English guide prepared by the National Tax Agency is useful. Please refer to the Page26 of the guide. We have 13 items as the deduction or exemption items. "Exemption for Single parents" has been introduced in 2020, by arranging the "Exemption for widows or widowers(KAFU KOHJO)". "Exemption for working students(KINRO GAKUSEI KOHJO)" appears to be unfamiliar to foreign people. Deduction for Donations has become common by a surge of "Furusato Nouzei". If you are interested in these items, please check the guide carefully.

The Deduction or Exemption items are subtracted in the prescribed order from the total amount of different kinds of income, in order to figure out the taxable income amount. I mean these Deduction/Exemption items are reflected at the STEP3 of the calculation procedures. They are different from necessary expenses or the Employment Deduction. The latter are considered in the calculation of the amount of each kind of income, at the STEP2 of the procedures. It is very important to understand the difference accurately.

These items decrease your tax burden. The decreased amount shall be calculated by multiplying the total amount of these items by the applicable tax rate. People of higher income shall enjoy bigger advantages because the applicable tax rate is higher and the decreased amount becomes bigger.

By the way, the Exemption for dependents regarding dependents living abroad has become extremely restricted a few years ago. You are required to present/submit evidential documents which certify that you are financing the living costs of the relatives. This new rule is very bothering so that some may abandon their claim for the exemption.

〔In Japanese〕

所得控除についても国税庁発行の英語版冊子が便利です。その26ページをみてください。

所得控除項目は13項目あります。2020年に、寡婦(寡夫)控除が改変されて ひとり親控除 が導入されました。 勤労学生控除については、多くの外国人が知らずにいるようです。 寄付金控除は、ふるさと納税の流行で、普及してきました。 もし、興味があれば、英語版冊子の該当ページを注意深く読んでみてください。

所得控除項目は、課税所得の額の算定にあたり、各種所得の額の合計額から控除されます。これらは、各種所得の額の算定にあたって考慮されることとなる必要経費や給与所得控除とは異なります。 所得税計算の概要を理解する上では、この違いを理解しておくことが重要です。 所得控除項目は、その計算過程の第3段階に反映されます。つまり、所得控除の合計額に適用税率を乗じた額だけ、税負担が小さくなります。 適用税率は、所得の額に応じて高くなりますので、高額所得者がより大きなメリットを享受することになるわけです。

ところで、国外居住の親族についての扶養控除は、数年前に強く制限されるようになりました。それぞれの適用対象親族について、貴方がその生活費を融通していることを示す証拠書類を提示/提出することが求められるようになったのです。 この取扱いはきわめて面倒なものであり、そのために適用をあきらめる外国人も居るようです。

Evidential Documents to be prepared

We have to attach appropriate documents to make clear that the claims are valid and objective when we file final returns or undergo the year-end adjustment. Even when we are not requested to attach them, it is necessary to keep and present them when asked by national tax office staff.

However, It is rather difficult for inexperts to organize the evidential documents. The following chart tells major samples.

Deduction / Exemption items Documents to be kept Who issues it When you get it
Medical expenses (except the following) receipt Doctor, Pharmacy When you pay it
Medical expenses (covered by a public insurance plan) Notice of medical expenses Insurer of the public insurance plan It depends on which insurance plan you join.
Social Health Insurance Premiums (deducted from salaries) Withholding tax slip Employer Year-end/
When you quit the job
National Health Insurance Premiums (paid at a bank counter) Stub of Payment slip Bank teller When you pay it
National Health Insurance Premiums (transferred from a bank account) Notice of the payment Municipal office Mid December
Employees' Pension Insurance Premiums (deducted from salaries) Withholding tax slip Employer Year-end/
When you quit the job
National Pension Insurance Premiums Certificate of premiums Pension office Early November
Long Life Medical Insurance Premiums (paid at a bank counter) Stub of Payment slip Bank teller When you pay it
Long Life Medical Insurance Premiums (Transferred from a bank account) Notice of the payment Municipal office Mid December
Life Insurance Premiums Certificate of premiums Insurer company November or so
Earthquake Insurance Premiums Certificate of premiums Insurer company November or so
Donations receipt Donee When you make it
Disables Identification booklet for Disabled / Certificate of the municipal office Local Government
Municipal office
When you claim it
Working Students Student Identification card School When you enter it

We have to make an appropriate statements which show when, where and for what we pay medical expenses and to attach the statements to the final tax returns, if we claim deductions for medical expenses. It has become mandatory in order to claim the deduction since 2020. I worry about whether making such statements is too painful for some elders. The National Tax Agency provides a form sample on its website. You can download an excel file from a banner of "医療費集計フォーム" and I hope the form can help you even a little.

Regarding medical expenses covered by a public health insurance plan, we can use notices from the insurers in place of the self-made statements and it saves considerable labours.

The National Social Health Insurance Association (Kenpo Kyoukai) issues the "Notice of Medical Expenses" to the each insured once a year. The next one will be issued in late Janary. It will cover medical expenses incurred during the period from Octover 2019 through September 2020. Kita ward office, Tokyo, issues the "Notice of Medical Expenses" twice a year. The recipients are those who are covered by the National Health Insurance plan, living in Kita ward and beyond 15 years old. The latest one arrived today, January 13th, 2021 and covers medical expenses incurred during the period from June 2020 through September 2020. The previous one, which covered those incurred from October 2019 through to May 2020, was issued in October 2020. As the latest one is the last notice we can receive by the due date of income tax filing for 2020, the ward office issued them earlier than expected. We need to organize the receipts and make appropriate statements by their own as for medical expenses incurred in October and later.

The bureau in charge of the public health insurance may change when, how and for what period they issue the notices when they find out a more effecient way. A new way with ICT technology is planned to be adopted shortly.

With regard to the Certificate of the National Pension Insurance premiums, it is sent from the Japan Pension Service, "日本年金機構", by a folded postcard with a heading "社会保険料(国民年金保険料)控除証明書".The institution issued the certificates for 2020 in early November. For the insureds who did not pay the premiums during the period through September, the certificates will be issued in February 2021.

Kita ward office announces delivered notices of the amount of Ntaional Health insurance premiums paid by withdrawal from bank accounts in 2020, on December 11st. It also delivered similar notices of Nursing care insurance premiums on December 17th. They can help your preparation of your income tax filing. Please keep them accordingly.

〔In Japanese〕

所得税申告において所得控除の適用をうけるためには、その適用根拠を示すために所要の書類を添付することになっています。 申告書への添付を要しない場合でも、税務調査に備えてこれらの書類を保管しておくことが必要です。とはいえ、適宜の書類をきちんと取りまとめておくことは、必ずしも簡単ではありません。

下表では、そのうち代表的なものを紹介しています。

所得控除項目 必要書類 発行者 入手時期
医療費(自費診療等) 領収証 病院、薬局 支払時
医療費(保険診療) 「医療費のお知らせ」 健康保険組合、区市町村等 加入している健康保険制度によって異なる
社会保険料(給与天引) 源泉徴収票 雇い主 年末調整/退職時
国民健康保険料(銀行窓口払) 納付書の写し 銀行窓口 支払時
国民健康保険料(自動引落) 「保険料振替額のお知らせ」 区市町村 12月中旬
厚生年金保険料(給与天引) 源泉徴収票 雇い主 年末調整/退職時
国民年金保険料 国民年金保険料控除証明書 年金事務所 11月上旬
後期高齢者医療保険料(銀行窓口払) 納付書の写し 銀行窓口 支払時
後期高齢者医療保険料(自動引落) 「保険料振替額のお知らせ」 区市町村 12月中旬
生命保険料 生命保険料控除証明書 生命保険会社 11月頃
地震保険料 地震保険料控除証明書 損害保険会社 11月頃
寄付金 領収証 寄付の相手先 支払時
障害者 障害者手帳 地方公共団体 発行申請時
勤労学生 学生証 学校 入学時

医療費控除の適用を受けようとする場合には、医療費を支払った日、病院名、診療内容等を記載した明細書を作成して、確定申告書に添付しなければなりません。 2020年分から、この明細書の作成が義務化されました。高齢者の方にとっては、非常に大変な作業になりかねないと思います。 国税庁では、医療費の明細書のサンプル書式を提供しています。 ”医療費集計フォーム”のバナーからダウンロードできるこのエクセルファイルにより、少しでも明細書作成の手間が軽くなればと思っています。

公的な医療保険の適用対象となる医療費については、保険機関から発行される「医療費のお知らせ」を、明細書の代わりに利用することができ、便利です。 全国健康保険協会は、年1回「医療費のお知らせ」を発行しており、次回は2021年1月末に発行される予定です。 これには、2019年10月から2020年9月までの医療費が記載されることとされています。 東京都北区では、国民健康保険の加入者に対し、年2回の「医療費のお知らせ」を発行しています。 最新のものは2020年6月から2020年9月までの間の医療費がまとめられたものが、2021年1月13日に届きました。その前のものは、2019年10月から2020年5月までの医療費につき2020年10月に発行されています。 今回届いたものが2020年分の確定申告期限に間に合う最終のものとなりますが、思ったよりも早く発行してくれたようです。

昨年10月1日以降に支払う医療費については、貴方自身が領収証を保管、整理して明細書を作成しなければなりません。 「医療費のお知らせ」は、今後、ICT技術をより高度に活用することで、もっと便利な方法やタイミングでの発行に変わってくるものと思います。

国民年金保険料控除証明書は、日本年金機構から送付される「社会保険料(国民年金保険料)控除証明書」といった表題の折り畳みハガキです。2020年分の証明書は11月前半に発行されています。 ただし、9月までの間に保険料の納付をしていない方については、2月の発行となるそうです。

北区は、2020年中に口座振替により納付された国民健康保険料額のお知らせを12月11日に、介護保険料のお知らせを12月17日に発行しています。確定申告の際に役立ちますので、通知書をきちんと保管しておきましょう。