This page introduces 3 major forms related to the individual taxation in Japan. By referring to the each corresponding page, you can find a word-for-word translation of them.

〔In Japanese〕

ここでは、日本の個人への課税に関する、3つの主要な書式を紹介します。それぞれのリンクページで、各書式の日英逐語訳をご覧ください。
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(1) WITHHOLDING TAX SLIP(GENSEN CHOSHU HYOU 源泉徴収票)
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A WITHHOLDING TAX SLIP (源泉徴収票 GENSEN CHOSHU HYOU) is a document issued by an employer who pays salaries. An eligible employer has an obligation to settle various procedures under the Withholding tax system, and he/she is supposed to issue GENSEN CHOSHU HYOUs for his/her each employee at the every year's end.

An employer makes 2 GENSEN CHOSHU HYOUs. One of the 2 GENSEN CHOSHU HYOUs is submitted to the tax office, and the other is handed to the each employee. In addition, the employer makes another form named "給与支払報告書(KYUYO SHIHARAI HOUKOKU SHO, Report of the payment of salaries/bonuses). The form and the items put on ”給与支払報告書” are almost the same as those of GENSEN CHOSHU HYOU. KYUYO SHIHARAI HOUKOKU SHO is a document to be submitted to the municipal office of the city where the relevant employee lives. Therefore, an employer shall make 4 similar slips for his/her each employee, and shall hand the documents respectively to the National Tax office, the employee, and the municipal office (2 pieces).

The GENSEN CHOSHU HYOU shows following items for the relevant year about respective employees;

A monthly salary payment to a regular worker is usually arranged as below.

Items Amount Note
Primary amount of the salary 100
Social Health Insurance premiums △5 Nursing care Insurance premiums may be added.
Employees' Pension Insurance premiums △9
Employment Insurance premiums △1
National Income Tax △5 Under the Withholding Tax System
Local Income Tax △5 Under the Special Collection Method
The amount paid directly 75 After Subtracting foregoing items

The ratio in this table is merely provisional. But it is true that the amount paid directly to you can be far less than the original salary amount.Employers are supposed to make the details clear by appropriate documents for the each payment.

A GENSEN CHOSHU HYOU performs a similar role about matters related to the National Income Tax. Particularly in case your taxable revenues during the year are only the salaries/bonuses at the single working place, you can see the most of taxation matters by this form.

However, please note a GENSEN CHOSHU HYOU is made by an employer who pays the salaries/bonuses. It means the items put on the document are limited to those he/she can grasp by some prescribed measures. Therefore, you can not see the revenue amount at another working place, or the donation amount to be deducted from your income amount, by the GENSEN CHOSHU HYOU.

〔In Japanese〕

源泉徴収票は、従業員に給料を払い、源泉徴収制度に従った手続きを行う義務を負わされている、雇い主によって発行される書類です。雇い主は、従業員各人について、毎年の年末に源泉徴収票を発行します。 2通の源泉徴収票を作成し、1通は税務署に提出し、残りの1通は従業員本人に手渡します。実は、雇い主は、給与支払報告書という名前のもう1つの書類も作成しています。 この給与支払報告書の書式や記載事項は源泉徴収票とほぼ同じですが、これは市町村役場に提出するための書類なのです。つまり、同じような書類を4通作成し、税務署、従業員本人、そして市町村役場(2通)に提出をしているのです。

源泉徴収票には、その年の当該従業員に関する、下記の項目が記載されています。

正規従業員に対する月々の給与の支払は、下記のように行われています。

項目 金額 備考
本来の給与額 100
社会保険料 △5 介護保険料を含む。
厚生年金保険料 △9
雇用保険料 △1
所得税 △5 源泉徴収制度による天引き
住民税 △5 特別徴収制度による天引き
従業員への直接支給額 75 上記項目を差し引いた後の金額

この表の金額の比率は仮のものにすぎませんが、しかし、従業員への直接の支給額が本来の給与額よりもずっと小さいものとなることは事実です。 雇い主は、給料の支払の度ごとに、適宜の明細書により、その内訳を明らかにすることとされています。 そして、源泉徴収票は、所得税に関して同様の役割を果たすものです。特に、その年中の課税収入がその職場での給料だけである場合には、源泉徴収票だけで税務関連項目のほとんどすべてを把握することができます。

とはいえ、源泉徴収票は、それぞれの雇い主によって発行されるものですから、その雇い主が所定の方法で把握することができる項目だけしか記載されません。 たとえば、他の職場での給与の額や所得控除の対象となる寄付金の額などは、源泉徴収票を見てもわかりません。

(2) PAYMENT REPORT(SHIHARAI CHOSHO 支払調書)
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The PAYMENT REPORT(支払調書 SHIHARAI CHOSHO) is similar to the GENSEN CHOSHU HYOU, on the point that they are prepared in connection with the Withholding Tax System. Although SHIHARAI CHOSHOs are not absolutely prepared for defferent purposes, the major cases in which SHIHARAI CHOSHOs are prepared are connected to the payments subject to the Withholding taxation.

While GENSEN CHOSHU HYOUs are for Employment earnings, SHIHARAI CHOSHOs are for others, such as fees, rents and purchase prices mainly paid to individuals. In other words, if you receive a SHIHARAI CHOSHO at a working place, it means you are regarded as an independent worker, not as an employee, although these 2 types of working sometimes appear similarly. In a taxation point of view, the former earings are included into BUSINESS INCOME, MISCELLANEOUS INCOME or others while the latter earnings are included into EMPLOYMENT INCOME.

SHIHARAI CHOSHOs are also issued by the payers of the relevant payments. It is in common with GENSEN CHOSHU HYOUs. But, a SHIHARAI CHOSHO is prepared only for the submission to the National tax office. The payer does not have an obligation to hand it to the each payee. Many payers hand copies of the documents to the respective payees, in order to confirm the accuracy of their books or simply to help the payee's book-keeping. But it absolutely depends on his/her will.

A SHIHARAI CHOSHO shows following items for the relevant year about the respective payees.

Regarding payments of fees to an individual, the amount paid directly can be different from the original value so often.

Items Amount Note
Original value of the fees, rents or others 100
Consumption tax +10 10%
Sub Total 110
National Income Tax △10 Multiplying a certain rate to 100( or 110)
The amount paid directly 100

As is the case for salaries/bonuses, you can not seel the original value of the payment only with the cash-transfer amount. Pleae take care to grasp accurately the details of your receiving amount. Otherwise, you can be involved in unexpected confusion about the taxation matters.

〔In Japanese〕

支払調書は、源泉徴収制度との関連で作成されるものである点で、源泉徴収票と共通しています。必ずしも全てがそうではありませんが、 支払調書は、主に、個人に対する支払いで源泉徴収制度の対象となるものについて作成されます。

源泉徴収票が給料について作成されるものであるのに対して、支払調書は、報酬、家賃、物の購入代金など第三者に対するその他の支払いについて作成されます。 逆に言えば、もし、その職場で支払調書が発行されたとすれば、貴方は、そこでは従業員としてではなく、独立事業者として扱われているということになります。 これらの形態は、一見区別がつかないことがありますが、課税の観点からは、独立事業者に対するものは事業所得、雑所得などに該当するのに対して、従業員に対する給与は給与所得に該当するという違いがあります。

支払調書も、その対象となる手数料等の支払者によって発行されます。この点も源泉徴収票と共通しています。しかし、支払調書は専ら税務署に提出するためのものであり、その支払先に交付する義務はありません。 実務的には、その写しを支払先に交付することがありますが、それは単にその支払者が任意に行っているだけのものです。その内部の経理処理の正確性を確認するためであったり、 あるいは、単に支払先の経理処理に役立てるための親切としてのものであったりするわけです。

支払調書には、その年の当該支払先に関する、下記の項目が記載されています。

独立事業者に対する支払において、実際の送金額はもともとの代金額と異なることがよくあります。

項目 金額 備考
本来の代金額 100
消費税額 +10 10%
上記計 110
所得税 △10 100(あるいは110)に源泉徴収税率を乗じる。
直接支給額 100

給与の場合と同様に、その送金額だけでは、もともとの支払金額がわかりません。その受取金額の内訳を正確に把握するように気を付けることが必要です。そうしないと、税金計算に関して思わぬ混乱に巻き込まれかねません。

(3) NOTIFICATION OF LOCAL INCOME TAX(NOUZEI TSUCHI SHO 納税通知書)
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A NOUZEI TSUCHI SHO comes from the Municipal office. It is sent to you every May or June, to notify your Local Income Tax amouont and the payment schedule.

If you pay it at a financial institute or a convenient store, the payment slips shall be enclosed together.

〔In Japanese〕

納税通知書は、区市町村役場から毎年5月あるいは6月に送られてくる書類で、住民税額と納付時期を通知するためのものです。 貴方が住民税を金融機関やコンビニエントストアで納付している場合には、納付書が同封されているはずです。