SELF-ASSESSMENT SYSTEM & WITHHOLDING TAX SYSTEM

"Self-assessment system" and "Withholding tax system" are 2 major principles, on which the Japanese National Income taxation system is established. These 2 principles look paradoxical and inconsistent with each other, but they stand in parallel and compose the effective taxation system.

The Self-Assessment system means that we declare the income tax amount by ourselves. Each of us is required to conduct necessary tax calculation and report the result every year. This can be realised only when we have enough capability to accurately understand the related laws and ordinances and to execute complicated desk work. But, needless to say, it is not realistic to hope everyone can do such things.

Here, the Withholding tax system performs its important role. Japanese withholding tax system requires payers of several designated revenues to calculate, collect and pay income taxes imposed on the payees, on behalf of them. Salaries and wages are included in these designated revenues, about which the withholding shall be done. Those payers usually know better about taxation matters. Even if they do not, they are supposed to be able to learn accordingly at the expense of them. Otherwise, they have to outsource the procedures to accounting firms.

In many cases regarding regular workers, the taxation procedures are completed by the payers. Therefore, a considerable number of people are released from the painful work, which they would have to struggle with under the Self-Assessment sysytem. The Withholding tax system also helps tax office staff by make the collection of tax efficiently.

〔In Japanese〕

”申告納税制度”と”源泉徴収制度”とは、 日本の個人所得課税制度の基礎となっている2大原則となっています。 これらは互いに矛盾するもののように見えるかもしれませんが、これらの2大原則が並び立つことで、効率的な課税制度が形作られているのです。

申告納税制度は、私たち自身がその所得税額を明らかにする必要があるということを意味しています。各自が税務申告を行うことで、税額の計算過程とその結果を明らかに示すことが必要であり、すなわち税務法令を的確に理解していなければならないということです。 しかし、そんなことを皆に求めるのは現実的ではありません。

そこで、源泉徴収制度が重要な役割を果たすわけです。源泉徴収制度では、ある一定の種類の支払をする人が、その支払を受ける人に代わって税額計算をし、その徴収、納付まで行います。 給与についても、源泉徴収制度の対象に含まれています。こういった支払をする立場にある人は、通常、税務に関する事柄についてよく知っているか、あるいは、知るための努力をすることが期待されるということです。さもなければ、会計事務所に外注して処理をするわけです。 企業に正社員として勤めている人の場合では、その税務処理が支払者によって完結されることも多くあります。これにより、多くの人が、申告納税制度の下で求められるはずだった面倒な事務仕事から解放されます。 税金の徴収を効率化することにより、源泉徴収制度は税務署の職員にとってもメリットの多い制度なのです。

Tax filing

The Self-assessment system requires us to file tax returns If necessary. National Income Tax act prescribes conditions to be required to file income tax returns. You have to file an appropriate tax return during the period from February 16th through March 15th of the succeeding year, in case your tax amount calculated by the prescribed simplified measure is larger than the amount of the tax credit for dividends. The Income tax return shall be submitted to the National tax office(ZEIMU SHO), which has jurisdiction over your living place. This tax filing is called in Japanese, "KAKUTEI SHINKOKU". The designated forms are prepared at the tax office. You can also get the form at the website of the national tax agency.

Tax offices are usually very very crowded during the tax filing season. The National tax agency plans to take extraordinary measures to prevent tax offices from being crowded during the next season due to the corona virus spreading.

The modest one is to strongly promote the E-tax system and submission of tax returns by post. If you register your password and get the ID Number in advance, you can settle the tax filing on-line. In such cases, you can complete it with your smart-phone. You have to visit the tax office and take identification procedures in order to register the password. The National tax agency recently improves the E-tax system earnestly and the system is changed gradually to be user-friendly. You can receive various assistance for tax filing, by applications implemented into the E-tax system if you try the new method with the password. Another measure is more harsh for tax payers. The National tax agency announces people have to get numbered tickets to enter the venue prepared for tax filing in tax offices during the season. The numbered tickets will be handed at the opening time of the venues each day. This means people have to go in the early morning and to wait for their turn long time. The National tax agency says the tickets can be reserved by 2 days prior applications via LINE, but I suppose LINE is not familir to many of those who want to go to tax offices for the tax filing. I am afraid that people will stand in long line to gain the numbered tickets in cold weather of the winter morning. I would like to recommend prior preparation.

〔In Japanese〕

申告納税制度の下で、人々には税務申告書の提出をすることが求められます。 所得税法では、一部簡略化された所定の計算方式によって算出された所得税額が配当控除額を超える場合には、 その翌年の2月16日から3月15日までに所得税の申告書を提出すべき旨が規定されています。

この所得税の申告書は、住所地を所轄する税務署に提出します。これを「確定申告」と呼んでいます。申告用紙は税務署で入手できます。国税庁のウェブサイトで入手することも可能です。

確定申告の時期には、税務署は大変に込み合います。コロナウイルスの流行を受けて、次回の確定申告シーズンについては、税務署の混雑を避けるため異例の措置をとることが予定されています。

そのうち、割と穏当な施策としては、E-TAXや郵送による申告書提出の推進があります。識別番号とパスワードを取得しておけば、オンラインでの確定申告も可能です。スマートフォンで完結させることもできます。 パスワード登録のためには、本人確認手続きが必要で、一度は税務署を訪れる必要があります。国税庁は、近年、E-TAXシステムの改善に熱心に取り組んでおり、E-TAXシステムも使いやすくなってきています。 ID&パスワード方式を試してみることで、E-TAXの申告支援機能を活用することもできるでしょう。

それに加え、より厳しい措置があります。国税庁は、次回の確定申告シーズンにつき税務署の確定申告会場に入るための整理券方式を導入するとしています。 整理券は、各日の会場開始時刻に配るとのことですので、朝早くに行き、相談の順番を待たねばならないことになります。LINEによる2日前予約も可能とのことですが、確定申告のために税務署に出向こうとする人の多くにとって、LINEは使い慣れたものではないでしょう。 整理券をもらうために冬の朝、寒い中を多くの人が並んで待たされることにならないか、心配です。早めの準備が望まれます。

Who are exempted from the obligation of filing Income tax return

If you meet any of the following requirements, even when you gain taxable incomes and a certain amount of income tax shall be imposed on the incomes, you don't have to file your final return for the relevant year;

Notwithstanding the foregoing, There are several exceptions in which you are not exempt from the obligation. For example, in case your yearly salary earnings are beyond 20 million yen, you are required to file the tax return.

In cases where you do not file the tax return, both tax calculation and payment are completed by the employer or the public pension office, who undertake the obligation under the "Withholding tax system". Many foreigners gain revenues at 2 or more working places and they can not meet the foregoing provisions so that they have to file a final return. However, please do not misunderstand the tax filing is always disadvantageous. Tax filings sometimes bring up tax refunds to people who submit them.

〔In Japanese〕

次のいずれかに該当する場合には、課税所得を有し、そこに所得税額が課される場合であっても、確定申告を行う必要はありません。

ここには、いくつかの例外があります。たとえば、年間の給与収入の合計額が2000万円を超える場合には、確定申告をしなければなりません。

確定申告が求められない場合では、税金の計算や納付は、源泉徴収制度の下、その雇い主や年金事務所によって行われ、完結しています。

外国人の方は、複数の勤務先を持ち、複数社からの給与を得ていることが多いようです。この場合には、一般に上記の条件を満たせませんので、確定申告書を提出する必要があります。 ただし、所得税申告を行うことが常に不利な結果を招くと誤解することのないようにしてください。確定申告をすることで、税金の還付を受けることができる場合もあるのです。

Blue Form

Have you ever heard about the Blue form(AOIRO SHINKOKU)? The Blue Form is prepared for the exclusive use by those who are qualified to receive preferential treatments. The "Blue Form" meaned originally the tax form with papers of that color. But currently it is not important what color of papers you use. Besides, more and more people submit tax returns electronically by E-tax system. If you gain an approval to file a Blue Return, the tax office shall treat your tax return with white papers as the "Blue Return".

The Blue forms can be used by tax payers who gain taxable income from Real estate, business or Forestry. It is necessary to obtain an advanced approval from the head of the tax office. By the approval, you are granted various privileges in calculation of your income tax. For example, you can deduct the "Blue Form special deduction", up to 550,000yen, from the amount of business income. The application for the use of the Blue form are accepted unless any particular reason is found. The main requirement for the Blue Form is to keep your accounting books and evidential documents properly in accordance with the principle of the orderly book-keeping. Roughly speaking, this "Orderly book-keeping" means the "Double-entry book-keeping method". This is the most popular book-keeping method all over the world. In short, the tax office requires you to make clear your taxable income amount from your business.

Keeping accounting books is mandatory for all who have incomes from those 3 categories, even when they have no intention to apply for the Blue form. As long as you use a commercial software for accounting cheaply available, the Double-entry book-keeping does not cause much troubles in comparison with simpler methods. In addition, the request from the tax office is synonymous with understanding correctly how well your busienss is going. That is why I recommend you to try filing the Blue Return.

〔In Japanese〕

青色申告という用語をお聞きになったことがあるでしょうか? 青色申告は、その優遇措置を受けることを認められた人のために用意されている書式です。当初は、実際に青色の用紙を利用して税務申告を行っていました。 しかし、いまでは、用紙の色自体は重要な問題ではありません。E-TAXによる電子申告をする人がますます増加している昨今です。 貴方が青色申告の承認を受けている場合には、仮に白色の用紙で申告を行った場合であっても、青色申告として取り扱われます。 青色申告をすることができるのは、不動産所得か事業所得あるいは山林所得がある場合です。事前の申請により、税務署長から承認を得ることが必要です。 青色申告により、所得計算上、様々な優遇措置を受けることができます。たとえば、青色申告特別控除として、事業所得の額から55万円を控除することができることなどです。 青色申告の承認申請は特段の却下理由がない限り、認められることになっています。青色申告のための要件は、帳簿書類を”正規の簿記の原則”に従って、適切に保存することです。 ”正規の簿記の原則”というのは、要するに、複式簿記のことだと言ってよいでしょう。複式簿記とは、世界中で使われる最も標準的な帳簿の作成方法です。 つまり、貴方の事業に関する課税所得の額を明確にすることが、税務署からの要請だということでしょう。

帳簿を保存すること自体は、青色申告の承認を求めるつもりがあるか否かに関わらず、不動産所得などを有する人すべてに義務付けられています。 さして高額というわけでもない市販のソフトウェアを活用すれば、この複式簿記によることで、簡易な方法に比べて、大幅に手間が増えるというわけでもありません。 課税所得を明確にするという税務署の要請は、その事業の好調/不調を的確に理解するということと通じるものであるといえます。よって、このサイトの開設者は、青色申告に挑戦することをお勧めします。

Free guide on the National Tax Agency website

As more and more foreigners are obliged to file their tax return in Japan, the National Tax Agency is improving an English guide for them.While most staff of tax offices can not speak English, you can make use of the guide provided on its website.You can get it free. Please refer to the following address.

Relevant page in the NTA website

〔In Japanese〕

多くの外国人が日本での所得税申告を行うことになったことに伴い、国税庁では、英語での案内、手引きを充実させてきています。 税務署の職員のほとんどは英語が話せませんが、国税庁ウェブサイトで提供されている、これらの英語版案内は便利に活用できます。 下記のリンクからご確認ください。

国税庁タックスアンサー 英語版該当ページ