The Withholding tax system (GENSEN CHOSHU SYSTEM) is implemented in the taxation system of Japanese national income tax, to overcome practical difficulties caused by the Self-Assessment princple. Under this system, payers of specific revenues are required to withhold certain amount as national income tax, which is imposed on the payess in relation to the revenues. Revenues subject to this system are prescribed in the Income Tax Act. They include many of major types of revenues. Regarding payments to Japanese residents, salaries/wages/bonuses(Employment Income), interests(Interest Income), dividends (Dividends Income), pension benefits (Miscellaneous Income) are among them. Regarding payments to Non-residents, wider range of payments are subject to the system. It is important that the Withholding tax system covers employment earnings, which is the most common earnings in the present economy.

As a payer withholds and pays the tax amount to the tax office on behalf of the payees under this system, both the payees and the tax office are released from a lot of troublesome works. Instead, the payer is forced to bear considerable burdens at the expense of his/her. From the view point of the National Tax Agency, this system can prevent people from evading tax or omitting tax payment without intention. From the view point of tax payers, they can be exempt from the obligation to file income tax returns.

〔In Japanese〕

源泉徴収制度は、その根本原則である申告納税制度に伴う実際上の困難を克服するために、所得税(国税)の課税制度に組み込まれているものです。 源泉徴収制度においては、特定の種類の収益について、その支払いをする者に、その支払先に課される所得税を徴収することが義務付けられます。 源泉徴収制度の対象となる支払内容は法令に規定されており、給料や、利子、配当、年金などが含まれます。現代経済において最も一般的な収益である給与が、源泉徴収制度の対象となっているのです。

源泉徴収制度により、支払者が、その支払先に代わって所得税額を徴収し、納付することにより、支払先(納税者本人)と税務署は、課税に関する多くの手間を省くことができます。 それは他方では、支払者にかなりの負担をかけているということでもあるのですが。 課税庁にとっては、源泉徴収制度があることで、脱税や申告漏れを防止することができます。 納税者にとっては、確定申告書を作成し、提出する負担を免除される場合がでてくるのです。

Major tax forms related Withholding tax

In some cases where the income taxes are withheld from your revenues, tax forms whici make the details clear shall be handed to you from the payers. I make an english translation of the following 2 documents among them;

In Japanese


Adjustment to the accurate tax amount

The withheld tax amount are calculated by the calculation methods prescribed in the related articles of the laws and ordinances. However, this amount is essentially provisional. Actually, the amount to be withheld is usually considerably larger than the expected amount to be figured out by the precise calculation with all related items taken into consideration. While the income tax amount shall be determined by considering different items, such as necessary expenses and exemption items, the payers can not know all of them. The payers are forced to calculate the withholding amount based on rather limited information. In most cases, they know only the types, amount and receipients about the payments. The calculation methods of the withheld amount are set by the National Tax Agency, which aims to prevent tax loss, so that the methods usually lead to be some excessive amount.

Therefore, the subsequent procedures shall be necessary, to adjust the withheld tax amount to the amount perfectly in accordance with the accurate calculation. The National Income Tax Act implements the following 2 methods for this adjustment to the appropriate tax amount. But notwithstanding, in some cases, particularly regarding taxation on Non-Residents without any Permanent Equipment in Japan, no procedures to realize the accurate tax amount is prepared and there is no way to get back the potential excessive tax amount.

(1) Final return

This is a procedure taken by a tax payer himself/herself during the designated period in the following year.

When you file a final return, the tax amount shall be calculated accurately, taking all related matters into consideration. The tax amount withheld in advance shall be subtracted in the process of this tax calculation. In case the withheld amount is larger than the accurate tax amount, you shall receive a tax refund corresponding to the excess amount from the National Tax Office.

(2) Year-End Adjustment

This is a sub system of the Withholding Tax System, settled by payers of salaries and wages. This is a simplified measure only for the specific range of Employment Income earners of the RESIDENTs.

The Year-End Adjustment covers only the Employment Earnings for those who submit "Application for Exemption for Dependents (FUYO KOHJO SHINKOKU-SHO)" at the working place, and the report is accepted only at the main working place even when the employee gains salaries from 2 or more sources. It means there are some cases in which an employment earner is not eligible to the treatment. In addition, in case your salaries amount within the relevant year exceeds 20 milliion yen, the employer can not make the adjustment.

Under the Year-End Adjustment, an employer is supposed to calculate the amount of income tax imposed on his/her eligible employees, and compare the tax amount with the amount withheld in advance from the salaries and bonuses paid to the respective employees during the year. If there is any shortage, such shortage shall be withheld additionally from the last salary/bonus. If there is any excessing amount, such excess shall be refunded to the relevant employee by the employer.

The Year-End Adjustment is settled only by data which the employer can access by certain measures provided by the National Income Tax Act. "Report of deductions for Insurance Premiums (HOKEN-RYO KOHJO SHINKOKU-SHO)" and "Report of Exemptions for Spouses and etc.(HAIGU-SHA KOHJO SHINKOKU-SHO) are documents for the employees to notify the related matters to the employers. The items put on those documents are limited. Therefore, the function of this system is also limited. For example, you can not claim the Deduction for Medical Expenses nor the Deduction for Donations in this procedure. In addition ,if you put a wrong figure on the documents, the Year-End Adjustment shall be made wrongly. After all, this is merely a simplified method, and you have to submit a final return to reflect accurately all the related matters in the tax calculation.

The National Tax Agency has recently posted useful guides about the particular forms in different languages. Please refer to the relevant page on the NTA website for Withholding tax. You can find various report forms to be filled and submitted to your employer by you.

〔In Japanese〕

源泉徴収制度においては、その徴収税額は、法令に定められたそれぞれの計算方法に従って算定されるとはいえ、もともと暫定税額としての性格をもっています。 つまり、所得税額は、必要経費の額や所得控除項目など様々な事情を考慮して計算されることとなっているところ、その支払者は、限られた情報のみを基に、徴収税額を算出しなければなりません。 多くの場合、支払者は、その支払内容、金額及び支払先しか知らないのです。源泉徴収税額の計算方法は、課税漏れの防止を目指す国税庁によって規定されますから、 若干でも過大な税額を徴収する結果になりやすいのです。

よって、それぞれの納税者にとって負担されるべき税額に調整するための事後的な仕組みが必要になります。 所得税においては、事後調整のための仕組みとして、次の2つの制度が用意されています。 ただし、いくつかの所得類型については、特に日本に恒久的施設を有しない非居住者に対する課税においては、事後調整の仕組みがなく、この源泉徴収のみによって課税関係が完結することがあります。 この場合、本来的には過大となっている税額を取り戻すことはできない結果となります。

(1) 確定申告

確定申告は、納税者自らによって行われる手続きで、翌年の決められた期間内に行います。所得税の確定申告の際は、源泉徴収制度によってその年中の収入金額から天引きされた所得税額を、納税額から控除することができます。 もし、この天引きされた税額の方が、本来の所得税額よりも大きい場合には、その差額が税務署から還付されます。

(2) 年末調整


年末調整はその職場で扶養控除等申告書を提出した者に対する給与に対して適用されますが、扶養控除等申告書は、その従業員にとって主たる職場においてしか提出することができません。 つまり、2か所以上の職場で働き、給与の支払を受けている場合でも、その主たる職場での給与以外の給与については、年末調整は適用されないのです。

この制度においては、雇い主は、その従業員各自に課されるべき所得税額を算定し、その額と当年中に支払った給与から天引きされた税額とを比較します。 そして、不足がある場合には、その不足額を同年最後の給与から徴収します。逆に、余剰が生じている場合には、その額を従業員に還付します。このようにして、雇い主によって本来の税額への調整が行われているのです。

年末調整は、所得税法に規定された方法により、その雇い主が把握することができる情報のみに基づいて行われます。 保険料控除申告書や配偶者控除等申告書は、従業員がその雇い主に関連事項を知らせるための書類です。 ただし、これらの申告書に記載される項目は限定的です。 よって、年末調整の効果も限定的です。たとえば、医療費控除や寄付金控除を年末調整のなかで処理させることはできません。 また、もしこれらの申告書に誤った数値が記載された場合には、年末調整の結果もおかしくなります。結局のところ、年末調整は簡易的な制度であり、すべての項目を正しく反映させるためには、確定申告を行う必要があるのです。

国税庁では、このほどこれらの書式の英語版の解説をWEB掲載しました。国税庁ホームページのWithholding taxのページから、関連書式を探すことができます。